Carina Woegerbauer
Carina Woegerbauer
 schrieb am 28. Oktober 2020

Sie lebten glücklich bis ans Ende ihrer Tage – mit Onboarding zum Happy End

Astronaut Schwan Onboarding min

Inhalt.

As simple as possible, as complex as necessary – die Onboarding-Strategie

Grafik Meta Five

Aktives Onboarding beginnt im Recruitingprozess und endet offiziell nach 3 bis 6 Monaten. 90 % der neuen Mitarbeiter entscheiden in den ersten 6 Monaten, ob sie bleiben oder gehen.

Ohne Druck ausüben zu wollen: Onboarding hat einen direkten Impact auf die Anfangsfluktuation und in weiterer Folge indirekt auf den Unternehmenserfolg.

Zuallererst gilt es, Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen die neuen Mitarbeiter durch strukturiert eingesetzte Onboarding-Instrumente in das neue Unternehmen integriert werden.

"Dafür muss das Onboarding als ein in die Unternehmensstrategie verankerter Prozess verstanden werden. Die Strategie sollte klar definiert und kommuniziert sein, um die Transparenz und somit die Akzeptanz des Prozesses zu fördern. Klare Strukturen und Leitlinien zum Prozessablauf geben den beteiligten Personen Orientierung und ermöglichen eine bedarfsgerechte Ressourcenausstattung. So wird Onboarding zu einem institutionalisierten Prozess."

Studie: Onboarding – Neue Mitarbeiter an Bord nehmen | Meta Five

Die Checkliste

  • Ernennen Sie einen „Head of Onboarding“. Eine Person, die den Überblick bewahrt
  • Machen Sie sich eine Checkliste, auf der alle To-dos in allen Phasen festgehalten sind
  • Nehmen Sie sich die Zeit, den gesamten Onboarding-Prozess vom ersten Touchpoint bis zur Einarbeitungsphase durchzuspielen:
    • Wo sind die Berührungspunkte?
    • Wie möchten wir, dass der Kandidat uns erlebt/wahrnimmt (Firmenkultur, Werte, …)?
    • Wie geht es ihm, wenn er zwischen Zusage und erstem Tag nichts mehr von uns hört?
    • Wie geht es ihm, wenn am ersten Tag nichts vorbereitet ist?
    • Wie geht es ihm, wenn sich niemand für ihn verantwortlich fühlt?
  • Denken Sie über eine Integration des Prozesses in ERP nach
  • oder über den Einsatz eines digitalen Onboarding Tools, wie etwa eine Onboarding-App, die einen automatisierten Prozess ermöglicht.
  • Lassen Sie das Onboarding, wenn möglich, über ein IT-Ticketsystem laufen. Alle Beteiligten werden automatisch über die nächsten Schritte informiert bzw. daran erinnert.

Vom Drachentöten & Herzen erobern: Lohnt sich denn der ganze Onboarding-Aufwand?

Kurz gesagt: Ja.

Und in der Langfassung: Jaaa, sonst würde es niemand machen. Es bringt langfristig Vorteile mit sich, die den gesamten Prozess rechtfertigen. Das wirkungsvollste Argument für ein ordentliches Onboarding ist wahrscheinlich:

Spaß beiseite: Mit einer geschickten Onboarding-Strategie sparen Sie tatsächlich Zeit und Geld, sie ist der erste Schritt zu einer gelungenen Integration des neuen Mitarbeiters. Aufgrund des Fachkräftemangels, hoher Anfangsfluktuation und hoher Kosten durch Einstellung gewinnt ein optimales Onboarding immer mehr an Relevanz.

Die Studie des Consulting-Unternehmens Meta Five hat gezeigt, dass 86 % der befragten Personaler keine erhöhte Mitarbeiterfluktuation innerhalb des ersten Jahres sehen – ein Großteil führt dies auf einen erfolgreichen Onboarding-Prozess zurück.

Nach Geld und Zeit kommt nun endlich Leistung

"Eine schnellere Leistungsentfaltung des Mitarbeiterpotenzials wird in 76 Prozent der befragten Unternehmen wahrgenommen und ist somit als ein Hauptargument für den Einsatz von Onboarding-Prozessen anzusehen."

Quelle: Studie "Onboarding – Neue Mitarbeiter an Bord nehmen" | Meta Five

Die Phasen des Onboardings

Grafik Onboarding Phasen

1. Das Preboarding: Unsicherheiten nehmen

Das Preboarding beginnt nach der Vertragsunterzeichnung und endet am ersten Arbeitstag. In dieser Phase können Sie dem neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Tag das Gefühl vermitteln, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Lassen Sie dem neuen Kollegen alle wichtigen Unterlagen zukommen (inklusive Fahrplan für die ersten Wochen), sagen Sie ihm, dass Sie für Rückfragen erreichbar sind, vernetzen Sie sich bereits jetzt auf einem Business-Netzwerk oder laden Sie ihn bereits jetzt zu einem Firmenevent ein.

Den Einschulungsplan vorab schicken und sagen, dass man sich freut – davon sind viele begeistert.

Astrid Fladenhofer, Human Resources Talent Acquisition Manager bei epunkt

2. Die Orientierungsphase: Kick-Off & die ersten 100 Tage

  • Kick-Off – der erste Tag kann zum Beispiel so aussehen:
    • Begrüßung
    • Mit Kollegen bekannt machen
    • Dem Buddy „übergeben“
    • Gespräch mit dem Vorgesetzten
    • Arbeitsplatz kennenlernen
    • Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklären
    • Willkommensmappe mit Unternehmensinfo, Leitfäden
    • Einführung durch den Buddy
    • PC, Passwörter, Schlüssel etc.
    • Gemeinsames Mittagessen mit dem Team
    • Vorstellungsrunde durch alle Büros
  • Die ersten 100 Tage:

In dieser Phase soll sich der neue Kollege ein- und zurechtfinden, der Buddy für Fragen erreichbar sein. In dieser Zeit sollte es ein Gespräch mit dem Vorgesetzten zu Erwartungen & Zielen, aber auch zu den ersten Eindrücken und zur Zufriedenheit geben. Ziel der ersten 100 Tage ist es, das Unternehmen, die Menschen, Tätigkeiten und Abläufe kennen- und verstehen zu lernen.

3. Integration: bis zum 6. oder 12. Monat

Nun ist der richtige Zeitpunkt gekommen, dem neuen Kollegen Eigeninitiative und Freiraum zuzugestehen. Ermögliche Sie ihm auch die Teilnahme an Workshops und Fortbildungen (diese stärken die Job-Position, zeigen Wertschätzung und Vertrauen und auch die Absicht nach längerfristiger Bindung). Feedbackgespräche sind auch nach der Orientierung, also nach den ersten 100 Tagen, noch sinnvoll.

Der gesamte Onboarding-Prozess dauert also zwischen 6 und 12 Monaten. Ab hier ist dann die Personalentwicklung mit Maßnahmen, die die Mitarbeiter motiviert halten und binden, verantwortlich fürs Happy End.

Die 7 Onboarding-Todsünden

Schweigen nach der Zusage
Schweigen nach der Zusage
Reden ist Silber, Schweigen ist Gold – in diesem Fall nicht. Bleiben Sie auch in dieser Phase mit dem Kandidaten in Kontakt. Es springen immer wieder Leute zwischen Vertragsunterzeichnung und Dienstantritt oder zwischen Zusage und Vertragsunterzeichnung ab.
Who the f*** are you?
Who the f*** are you?
„Ich bin hier herzlich willkommen“ fühlt sich anders an. DAS Worst-Case-Szenario für den Kandidaten, der an seinem ersten Tag so gleich wieder Reißaus nimmt. Informieren Sie die Mitarbeiter über den (Arbeitsbeginn des) neuen Kollegen.
Nichts ist vorbereitet/Equipment fehlt
Nichts ist vorbereitet/Equipment fehlt
Der PC funktioniert nicht, der Schreibtischsessel fehlt oder, noch schlimmer, es gibt noch gar keinen Arbeitsplatz für den neuen Kollegen. Hier sprechen wir dann wohl von einem Bad-Case-Szenario. Bereiten Sie alles so gut wie möglich vor – auch das ist ein Zeichen der Wertschätzung.
Onboarding = Einarbeitung
Onboarding = Einarbeitung
Nicht falsch verstehen, natürlich soll der neue Mitarbeiter in dieser Phase auch seinen Tätigkeitsbereich und seine Aufgaben näher kennenlernen. Onboarding ist aber (wie wir an diesem Punkt des Beitrags hoffentlich schon alle wissen) viel mehr als die Einarbeitung. Onboarding ist nicht das To-do des Mitarbeiters, sondern des Unternehmens, der HR, des Teams.
What you see is what you get: Wenn Erwartungen und Realität auseinanderklaffen
What you see is what you get: Wenn Erwartungen und Realität auseinanderklaffen
Wie im gesamten Recruitingprozess empfehlen wir auch hier unbedingt ehrlich und authentisch zu bleiben. Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können – Aufgabengebiet, Arbeitszeit, Benefits, etc. Ansonsten ist der neue Mitarbeiter schneller offgeboardet als Ihnen lieb ist.
Schwammige Vorgaben & Ziele
Schwammige Vorgaben & Ziele
„Hm, ja das schauen wir uns noch an, das ergibt sich schon mit der Zeit.“ Nein, sagen Sie sofort, was Sache ist. Jeder will schließlich wissen, was von ihm erwartet wird. Fassen Sie Ihre Erwartungen konkret zusammen und definieren Sie realistische Ziele – was wird wann wie erledigt.
Kein Feedback
Kein Feedback
Jeder stellt sich nach einer gewissen Zeit im neuen Unternehmen die Frage „Sind die zufrieden mit meiner Arbeit?“. Aktiv nachfragen tun die wenigsten. Unsicherheit macht sich breit. Die Lösung: Feedbackgespräche.

Das epunkt Onboarding-Märchen

"Ein Jobwechsel bedeutet immer eine große Veränderung, man verlässt mit dem alten Job ein Stück Zuhause, das Vertraute und begibt sich in unbekannte Gewässer, in einen unbekannten neuen Alltag. Mit diversen Onboarding-Maßnahmen möchten wir diesen Neubeginn für unsere Kollegen so unaufgeregt und doch aufregend, positiv und vertraut wie möglich gestalten."

Astrid Fladenhofer & Gerda Felbinger aus der HR-Abteilung von epunkt

Astrid Fladenhofer
2020 Mitarbeiterfoto Linz 4769

Bei uns wird man an seinem ersten Tag bereits am Empfang mit dem Namen willkommen geheißen, der Buddy wird angerufen und holt den neuen Kollegen von dort ab. Alle wissen bereits Bescheid, dass der Neue anfängt.

Über gebrandete Gifts dürfen sich bei uns nicht nur die Kunden freuen: Am ersten Tag erwartet den Neuling ein Welcome Goodie Bag am Platz.

An ihrem ersten Tag werden alle neuen epunkte mit einem Willkommens-Frühstück im Working Café noch einmal offiziell begrüßt und von der gesamten Belegschaft willkommen geheißen.

Jeder neue Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Buddy – auch die Seniors. Bei unserem Buddy-System geht es darum, dass der neue Mitarbeiter weiß, zu wem er gehen kann. Der Buddy kümmert sich speziell um den neuen Kollegen und gibt Sicherheit.

Im epunkt Campus, unserer internen Aus- und Weiterbildungsplattform, bieten wir allen neuen Mitarbeitern diverse fachliche Informationsveranstaltungen, aktuell auch digital (zu Unternehmenskultur, internen Abläufe, zur Arbeitsweise, …).

Einmal im Quartal gibt es für alle Neulinge gemeinsam mit uns einen Newcomer Brunch. Wir wollen die neuen Kollegen gleich besser kennenlernen und ihnen auch die Möglichkeit zum gegenseitigen Austausch geben.

In den Feedback-Gesprächen (nach einer Woche und nach einem Monat) mit der direkten Führungskraft hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, Feedback zu geben, wie er die erste Zeit empfunden hat, ob er sich wohl fühlt, ob die Erwartungen erfüllt wurden. Die Führungskraft bespricht noch einmal im Detail die fachlichen Erwartungen und gemeinsame Zielsetzungen.

In a kingdom far, far away – Remote Onboarding

Far far away onboarding

Bei Remote Onboarding ist es viel schwieriger, die Person nicht zu verlieren, dennoch sollte der Ablauf möglichst so sein wie im Büro. Natürlich muss der Prozess an die Umstände angepasst werden: Kann ich mich persönlich mit dem neuen Kollegen treffen? Wenn nein, wie kommt er zu seinem IT-Equipment, zu seinem Willkommenspaket?

„Man muss dann halt kreativ werden. Wir haben während dem Corona-Lockdown zum Beispiel einen virtuellen Newcomer-Brunch organisiert. Über Microsoft Teams haben wir eine Videokonferenz gestartet, jeder neue Kollege hat sein Frühstück „mitgenommen“ und sich vorgestellt. Wir nahmen uns Zeit, uns trotz Social Distancing etwas kennenzulernen. Das kam richtig gut an“, erzählt Astrid Fladenhofer.

Der Bezug zum Team ist schwieriger zu bekommen, deshalb raten wir, virtuelle Räume aufzubauen, zum Beispiel einen Microsoft Teams-Chat, in dem man – ähnlich einer Kaffeeküche – einfach „vorbeischauen“ kann, um sich unkompliziert mit anderen Kollegen im virtuellen Raum austauschen zu können. Viele Dinge ergeben sich nicht so selbstverständlich wie im Büro, man muss an mehr denken und die Gefahr, etwas zu vergessen, ist größer. Der Ablauf muss noch strukturierter sein.

„Unser Einschulungsprogramm mussten wir zum Beispiel auf ein Selbstlernprogramm umstellen. Und auch auf menschlicher Ebene muss ich dahinter sein, den Kollegen nicht zu verlieren. Ich muss ihn emotional abholen, noch mehr nachfragen, wie es ihm geht“, rät Gerda Felbinger.

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Wenn’s mit dem „happily ever after“ doch nix wird – Offboarding als Chance

EP mediumres 03
EP mediumres 59

Spielen Sie nicht die beleidigte Leberwurst

Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Die beleidigte Leberwurst und ihr gekränkter Stolz sind hier fehl am Platz. Die Gründe für eine Kündigung können sehr vielfältig sein: persönliche Weiterentwicklung, Veränderung der Lebenssituation oder doch Unzufriedenheit mit dem Arbeitgeber? – Gehen Sie den Beweggründen vorsichtig auf den Grund. Damit tun Sie Ihrem Employer Branding langfristig einen Gefallen, denn hier gilt immer: Erst mit einem ehrlichen Blick auf den Status Quo lässt sich erkennen, wo es Entwicklungspotenzial gibt.

RC mediumres 18

Aufgabe der HR: Situation entemotionalisieren!

Umgekehrt ist es allerdings auch nie schön, jemanden kündigen zu müssen. Und auch hier raten wir dazu, ein Austrittsgespräch zu suchen. Denn vergessen Sie nicht: Man begegnet sich immer zweimal im Leben.

Wie schaffe ich es nun, dass jemand trotz Kündigung ein positives Bild des Unternehmens behält? Unsere Expertinnen empfehlen:

  • Zuallererst: Versuchen Sie die Situation zu entemotionalisieren. Ziel ist ein neutrales HR-Gespräch
  • Begegnen Sie dem Mitarbeiter mit Wertschätzung und geben Sie ihm das Gefühl, trotz Kündigung wichtig zu sein
  • Schaffen Sie einen Rahmen, in dem nichts unausgesprochen oder ungeklärt bleibt
  • Nennen Sie den ehrlichen Grund für die Kündigung
  • Geben Sie Feedback

Achtung: Vergessen Sie nicht auf das restliche Team – Kündigungen machen Angst, es entstehen Gerüchte. Überlegen Sie sich, was Sie intern kommunizieren möchten.

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