Nina Schwarz1
Nina Schwarz1
 schrieb am 19. Januar 2023

Alles für die perfekte Candidate Experience 2023

Eigentlich ist es ganz einfach erklärt: Eine Candidate Journey beschreibt den Prozess, den Bewerber:innen durchlaufen, von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Entscheidung über die Einstellung oder Ablehnung. Dazu gehören Schritte wie die Suche nach Stellenangeboten, die Bewerbung, das Vorstellungsgespräch, die Entscheidung und die Nachbereitung. Das Erlebte wird als Candidate Experience zusammengefasst. Wir haben die wichtigsten Tipps für Sie, damit diese Reise nicht zum Horrortrip wird.

Wenn Sie´s so machen, wie Sie es schon immer gemacht haben, machen Sie´s falsch.

Meistens zumindest. Denn die Zeiten ändern sich, gerade was Kommunikation und Informationsaustausch angeht.

Eine Bewerbungsmappe, die an der Rezeption abgegeben wird. Auf der extra dafür in der Trafik gekauften Klemmmappe prangt in goldener Prägung das Wort Bewerbung. Darin befinden sich Lebenslauf, mit Passfoto vom Schulfotografen, Motivationsschreiben sowie Kopien aller Zeugnisse und Weiterbildungsurkunden bis hin zum Freischwimmerabzeichen und einem persönlichen, handschriftlichen Empfehlungsschreibens des Nachbarn. So sahen Bewerbungen (zumindest gefühlt) vor 20 Jahren aus.

Heute lautet das Stichwort: One-Click-Bewerbung. Ein funktionierendes System, in dem potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten schnell, einfach und übersichtlich ihre wichtigsten Infos eintragen können. Damit Ihre Wunschkandidat:innen nicht schon vor der Bewerbung haltmachen, gibt es einiges zu beachten.

"Wer heute Arbeitskräfte sucht, muss tanzen", so AMS Chef Johannes-Kopf.

"Wer heute Arbeitskräfte sucht, muss tanzen", so AMS Chef Johannes-Kopf.
Daniel Marwan CEO epunkt epunkt

We can dance!

Die Tanzschritte, die Sie für den Debütantenball einstudiert haben, werden nicht mehr reichen, um heute am Parkett des Jobmarkts eine gute Figur zu machen. "Seit November arbeiten alle epunkte in der 4-Tage-Woche. Wir tanzen also schon Donnerstagabend," so epunkt CEO Daniel Marwan.

Das perfekte Stelleninserat


Trend 1: die Selbstdarstellung/Kundendarstellung reduzieren

Eine unternehmenszentrierte Ansprache hat in modernen Stelleninseraten zu Recht abgenommen. Die im Inserat angeführten Informationen sollten nicht aus der „Wir-Perspektive“, sondern stets aus der Perspektive der Kandidat:innen ausgewählt sein. Also reicht seitens des Unternehmens ein kurzer, selbstbewusster Vorstellungssatz – vielleicht sogar am Ende und nicht am Beginn des Inserates.

Trend 2: die Anforderungen knapp, aber sinnvoll aufzählen

Aufzählungen in Stichworten und Bulletpoints haben die Oberhand gewonnen. Nicht und Abstrakta überfrachten. Sinnvolle Abfolge!

Trend 3: die richtigen Werte ansprechen

Ein Großteil der Kandidat:innen gehört heute der Generation Y oder Gen Z an. Wichtig sind heute im Berufsleben Entwicklungsmöglichkeiten, Spaß an den Aufgaben und Selbstverwirklichung. Moderne Stelleninserate müssen diese Werte aufnehmen und im Jobprofil unterbringen.

Trend 4: Jobinserate individualisieren

One size fits all – war gestern. Die Zukunftsvision von Inseraten liegt in der optimierten Stellenanzeige jedes individuellen Kandidaten, jeder Kandidatin. Durch strukturierte Daten und standardisierte Inserat-Elemente wird ein individuelles Jobinserat nach den Bedürfnissen des Kandidaten, der Kandidatin angezeigt.

Trend 5: Everybody ❤️ Videos in Stellenanzeigen

Hand aufs Herz: Hätten Sie sich nicht auch eine „Sneak Preview“ vor Ihrem ersten Arbeitstag gewünscht? Indem Sie mit einem Video Einblick in Ihr Unternehmen, das Team und den Joballtag gewähren, heben Sie sich vom Mitbewerb ab. Und werden zum Vorreiter, denn: Diese Art, sich als Arbeitgeber zu präsentieren, steckt im deutschsprachigen Raum noch in den Kinderschuhen.

Der ultimative Guide zum perfekten Stelleninserat als Download

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Keine Bullshit-Benefits

epunkt-Studie belegt: Unternehmen mit Benefits
haben momentan die Nase vorn. Benefits allein
sichern Ihnen aber nicht den Recruiting-Erfolg!

Benefits sind für uns bei epunkt ein Indiz dafür, wie erfolgreich wir Unternehmen neue Mitarbeiter:innen vermitteln können. Aber mehr eben auch nicht. Warum ist das so?

Die bloße Tatsache, dass Unternehmen Benefits anbieten, sagt noch nichts darüber aus, wie sinnvoll diese aus Sicht der Mitarbeiter:innen sind. Man braucht nicht lange zu googeln, um Umfrageergebnisse von kununu, Xing und Co. zu finden, die belegen, wie gravierend die Unterschiede zwischen Wunsch und Wirklichkeit in Sachen Benefits sind.

Die meistgewünschten Benefits sind dabei nicht mal mit großen Investitionen für die Unternehmer:innen verbunden. (Mehr dazu in diesem Whitepaper) Trotzdem liest man in vielen Stellenanzeigen von Parkplätzen, Handys und Laptops als Benefit. Dabei lässt sich doch auch die einfache Frage stellen, ist es ein Benefit, wenn meine Mitarbeiter:innen ohne das Angebot ihre Arbeit nicht erledigen können?

Es lohnt sich mal ganz genau hinzusehen, denn Bewerber:innen fragen auch ganz genau nach.


BenefitWas macht den Unterschied?
Flexible ArbeitszeitGibt es Kernarbeitszeiten? Wird ergebnisorientiert mit Vertrauensarbeitszeit gearbeitet?
Home OfficeUnlimitiert und maximal flexibel oder muss der eine Home-Office Tag im Monat im Vorhinein angemeldet werden?
FirmenhandyJedes Jahr das neueste Modell oder einfach nur ein Telefon, um erreichbar zu sein?
ParkplatzEine Freifläche im Nirgendwo in 10 Minuten fußläufig zu erreichen? Oder ein Tiefgaragenplatz in Innenstadtlage, der auch privat genutzt wird?
Mehr FreizeitEine echte 4-Tage-Woche mit reduzierten Stunden oder 40 Stunden in 4 Tage gepackt? Eine 6. Urlaubswoche oder ein extra freier Tag am Geburtstag? 10-Monats-Jahr?
ZuschüsseFahrkosten oder Klimaticket? Fitness oder Wahlarzt? Fragen Sie doch mal ihre Mitarbeiter:innen :)
Flexible ArbeitszeitWas macht den Unterschied?Gibt es Kernarbeitszeiten? Wird ergebnisorientiert mit Vertrauensarbeitszeit gearbeitet?
Home OfficeWas macht den Unterschied?Unlimitiert und maximal flexibel oder muss der eine Home-Office Tag im Monat im Vorhinein angemeldet werden?
FirmenhandyWas macht den Unterschied?Jedes Jahr das neueste Modell oder einfach nur ein Telefon, um erreichbar zu sein?
ParkplatzWas macht den Unterschied?Eine Freifläche im Nirgendwo in 10 Minuten fußläufig zu erreichen? Oder ein Tiefgaragenplatz in Innenstadtlage, der auch privat genutzt wird?
Mehr FreizeitWas macht den Unterschied?Eine echte 4-Tage-Woche mit reduzierten Stunden oder 40 Stunden in 4 Tage gepackt? Eine 6. Urlaubswoche oder ein extra freier Tag am Geburtstag? 10-Monats-Jahr?
ZuschüsseWas macht den Unterschied?Fahrkosten oder Klimaticket? Fitness oder Wahlarzt? Fragen Sie doch mal ihre Mitarbeiter:innen :)

Wer bremst, verliert! 19 Tage – von der Bewerbung bis zur Unterzeichnung des Vertrags.

Die Zeitachse der perfekten Candidate Journey

👉 Die Bewerbungsunterlagen werden abgeschickt – innerhalb von fünf Werktagen sollte eine persönliche Antwort im Postfach landen.

🚀 Pro Level: Gleich nach Eingehen der Unterlagen erhält der Kandidat oder die Kandidatin eine automatisierte Nachricht. Nach zwei Werktagen werden sie persönlich kontaktiert.

👉 Das Vorstellungsgespräch findet innerhalb von sieben Tagen, nach der ersten Kontaktaufnahme statt.

🚀Pro Level: Vereinbaren Sie auch Termine für Telefonate per Mail. Niemand möchte am (noch) aktuellen Arbeitsplatz von einem Anruf überrascht werden.

👉 Nach dem Gespräch dauert es noch höchstens eine weitere Woche, bis zur finalen Entscheidung.

🚀 Pro Level: Sie bieten einen Termin für Fragen rund um Vertrag, Versicherung, Benefits usw. an.

Reflektieren Sie Ihre bisherige Candidate Journey:
Schaffen Sie den Recruitingprozess in 19 Tagen?
Wenn ja, Gratulation und weiter so! Nein? Wann und wo verlieren Sie die Kandidatinnen und Kandidaten im Prozess?

Sie haben noch offene Fragen oder Anregungen? Hinterlassen Sie uns eine Nachricht – wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Was kosten unbesetzte Stellen?

🤓 Eine einfache Formel zeigt die tatsächliche Cost of Vacancy

Jahresbruttogehalt / Arbeitstage x Faktor X * x Besetzungsdauer (bis zum tatsächlichen Start)

*Faktor X = Auswirkung auf das Gesamtergebnis (1 bis 3, je nach Einfluss auf das Geschäftsergebnis)

🚀 Merke: Every day counts, cause every day costs.
Auch ein gutes Argument, um Kolleginnen und Kollegen aus Fachbereichen zu motivieren, rascher auf Vorschläge zu reagieren. Soll ja manchmal etwas dauern, haben wir gehört 😉

Dauert die Candiate Journey zu lange, entsteht bei Nachbesetzungen zudem oft die Situation, dass keine Übergabe mehr stattfindet. Neben der Cost of Vacancy entsteht somit noch ein Braindrain (das Fachwissen geht mit der Person).

Mehr Highlights auf dem Blog

Durchsuchen einer Webseite mit einer Suchmaschine mithilfe bestimmter Operatoren (wie bei Boolean Strings). Der große Vorteil: Webseiten können gesammelt durchsucht werden – das spart viel Zeit. Die 4 Grundregeln der X-Ray Search.

Als Tech Stack von Kandidat:innen bezeichnet man den Umfang ihres technischen Know-hows, z. B. im Backend, Frontend, Data Engineering oder DevOps. Als Tech Stack eines Unternehmens werden die verwendeten Technologien und Tools innerhalb der Organisation bezeichnet.

Persönliche Kompetenzen, die Auswirkungen auf das soziale Umfeld haben und methodische Kompetenzen, die das Beherrschen & Erlernen bestimmter Methoden und Techniken beinhalten. Im Vergleich zu fachlichen Fähigkeiten (Hard Skills) lassen sich Soft Skills schwieriger überprüfen und aneignen.

Aktives Onboarding beginnt im Recruitingprozess und endet offiziell nach 3 bis 6 Monaten. 90 % der neuen Mitarbeiter entscheiden in den ersten 6 Monaten, ob sie bleiben oder gehen. Die Phasen des Onboardings: Preboarding, Orientierungsphase, Integration. Checkliste für erfolgreiches Onboarding.

Professionell organisierter Austritt eines Mitarbeiters, einer Mitarbeiterin aus dem Unternehmen. Pendant zum Onboarding. In der digitalisierten Arbeitswelt ist Offboarding ein bedeutsamer Teil des Personalmanagements, bei dem die Employee Experience eine große Rolle spielt. Checkliste: Offboarding als Chance – in 7 Schritten.

Sammelbegriff für tiefgreifende Veränderungen in der Wirtschaftswelt. New Work impliziert „Arbeiten um zu leben statt leben um zu arbeiten.“ Das Konzept der „Neuen Arbeit“, oder auch „Arbeit 4.0“, beschreibt die Rahmenbedingungen, wie Arbeit in der heutigen Gesellschaft, die durch Digitalisierung und Globalisierung geprägt ist, „richtig gelebt“ werden kann. Chancen, Risiken, Best practice-Beispiele zu New Work.

Kürzel für die Berufsgruppen aus Mathematik, Informatik, Natur- und Ingenieurwissenschaft und Technik. Fachkräfte in diesen Bereichen sind äußerst begehrt, MINT-Berufe zählen zu den bestbezahlten Berufen. Laut AMS-Report liegen die Jobs der Zukunft in der Umwelttechnik, Data-Science, Cloud-Computing, Ingenieurwesen, Medizininformatik sowie im Biotech- und Pharmasektor.

Seite, auf der Jobsuchenden alle relevanten Informationen rund um das Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören: alle offenen Stellen, Unternehmensmission, Vision und Unternehmenswerte, Fotos und Videos, die das Arbeitsumfeld abbilden sowie Kontaktdaten und eine direkte Online-Bewerbungsmöglichkeit. Aufbau und Nutzung müssen intuitiv sein.

Personen, die durch ihre fachliche Qualifikation und ihr soziales Verhalten sowie ihr Engagement auffallen. Meist sind junge Talente/Hochschulabsolvent:innen gemeint, die zu Hoffnungen in Bezug auf die kommende Unternehmergeneration berechtigen. Aber auch der im Berufsleben stehende Fach- und Führungsnachwuchs mit erkennbarem Entwicklungspotenzial gilt als High Potential.

Fachliche Fähigkeiten, die im Rahmen der Berufs- oder Schulausbildung erworben werden. Auch ein Studium oder innerbetriebliche Weiterbildungen zählen dazu. Typische Hard Skills wie Fremdsprachen oder IT- & Softwarekenntnisse erlernt man bereits in der Schule. Im Laufe der Karriere/weiteren Ausbildung kommen Hard Skills in Wissensgebieten wie Buchhaltung, Projektmanagement, Maschinenbau usw. hinzu. Es handelt sich um Fähigkeiten, die messbar sind und meist durch Zeugnisse, Zertifikate oder Vorführung bewiesen werden können.

Tool zum Suchen und Filtern von Stelleninseraten auf diversen Jobbörsen, Unternehmenswebsites und Netzwerken. Google for Jobs ist kein eigenständiges Stellenportal, daher können Jobs nicht direkt auf Google geschaltet werden.

Übertragung von spielerischen Elementen auf einen neuen, spielfremden, meist digitalen Kontext – in unserem Fall auf den Recruiting-Prozess. Neben optischen Elementen (Spieldesign) werden verschiedene Prinzipien und Mechaniken aus dem Gaming-Bereich übernommen, mit dem Ziel, bestimmte Motivationen und Verhaltensweisen zu fördern – z.B. die Bereitschaft zur Beteiligung und die Interaktion mit der Zielgruppe zu steigern.

Freie, selbstständige Mitarbeiter:innen, die meist über eine hohe Qualifikation oder Spezialisierung in ihrem Bereich verfügen und für eine begrenzte Zeit „engagiert“ werden – etwa in den Bereichen IT, Consulting, Werbung etc. In Österreich besitzen sie ein angemeldetes Gewerbe und treten als Unternehmer:innen auf. Die Vergütung von Freelancern erfolgt auf Basis eines Dienst- oder Projektvertrags stundenweise oder – seltener – tageweise.

Direktsuche von Top-Führungs- und Fachkräften (auch bekannt als „Headhunting“). Aktive Suche und diskrete Ansprache von Kandidat:innen für Schlüsselpositionen, die nicht öffentlich ausgeschrieben werden. „Executives” waren früher vor allem leitende Angestellte, wie z. B. die Geschäftsführung oder der Vorstand. Inzwischen werden via Executive Search auch viele hochspezialisierte Fachjobs besetzt.

Ganzheitliche Strategie, durch die Vielfalt am Arbeitsplatz wahrgenommen, wertgeschätzt, gefördert und für die Organisationsziele genutzt wird. Das umfasst Mitarbeiter:innen ebenso wie Kund:innen und Stakeholder der Organisation.

Datengesteuerter Recruiting-Ansatz, der Technologien und Daten verwendet, um einen großen Talentpool zu analysieren und Kandidat:innen mit den richtigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Denkweisen zu identifizieren. Recruiter nehmen einen großen Talentpool, analysieren ihn mit einer Vielzahl von Technologien und grenzen ihn ein, bis nur noch die Besten übrigbleiben.

Kosten, die eine unbesetzte Stelle verursacht.

Instrument zum Aufbau von Beziehungen zu (potenziellen & ehemaligen) Bewerber:innen. Ziel ist die Begeisterung für die Arbeitgebermarke. CRM unterstützt die Recruitingmaßnahmen, spart Zeit und Kosten bei der Besetzung offener Stellen und stärkt das Employer Branding.

Messgröße zusätzlich zu persönlichem Feedback. Kandidat:innen werden nach dem Jobinterview und einer Absage gebeten, die Wahrscheinlichkeit anzugeben, das Unternehmen weiterzuempfehlen. Der CNPS kann sinnvoll sein, um einen ersten Eindruck zu bekommen – die Teilnehmeranzahl ist bei einem so einfachen und schnell durchführbaren Verfahren vergleichsweise hoch. Details zur Berechnung des CNPS.

Reise der Kandidat:innen im Laufe des Bewerbungsprozesses – von der Suche bis zum Onboarding.

Alle Interaktionen & die gesamte Kommunikation mit Kandidat:innen via Mail, Telefon oder Face-to-Face. Candidate Engagement misst, wie interessiert Bewerber:innen an einer Stelle und dem Unternehmen sind und wie gut sie sich im gesamten Recruiting- und Einstellungsprozess behandelt fühlen. LinkedIn zufolge ist in den letzten Jahren die Absprungrate im Bewerbungsprozess um 20 % gestiegen. Nützliche Strategien im Candidate Engagement: zeitnahes Feedback, relevanter Content, Newsletter, Videos, automatisierte E-Mails, z. B. als Reminder für Gesprächstermine, Umfragen.

Die (positive oder negative) Wahrnehmung und Erfahrung der Kandidat:innen im Bewerbungsprozess. Das beginnt beim Stelleinserat, ist besonders wichtig im Bewerbungsprozess (einfach und schnell!) und der regelmäßigen Kommunikation (Feedback, Updates) und geht bis zur Vertragsunterzeichnung (hier wird die Candidate Experience zur Employee Experience). Eine gelungene Candidate Experience reduziert die Time to Hire, kurbelt das Referral Marketing an, stärkt die Employer Brand.

Unternehmensstrategie, die Kandidat:innen und ihre individuellen Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellt. Das Ziel von candidate-centric Recruiting: langfristige Beziehungen mit Kandidat:innen. Dieser Trend ist relativ neu und unterscheidet sich von der klassischen Employer Centricity, die zum Ziel hat, offene Positionen zu besetzen. Tools für candidate-centric Recruiting-Strategien sind u. a. Personas, eine top Candidate Experience, gut gepflegte Talentpools, Candidate relationship management, Umfragen.

Spricht man von Active Sourcing, fallen oft die Begriffe „Boolean Strings“ & „X-Ray-Search“. Dabei handelt es sich um spezielle Methoden, die bei der Suche nach Kandidat:innen sogenannte Operatoren einsetzen. Mit Boolean Strings wird gezielt auf verschiedenen Plattformen gesucht. Vorteil: man erstellt EINEN Boolean String, der auf beliebig vielen Plattformen angewendet werden kann, z. B. auf LinkedIn, XING & Co. Boolean Strings und X-Ray-Search in der Praxis anwenden.

Absprungrate während des Bewerbungsprozess. Einflussnehmende Faktoren: ein mehrstufiges Bewerbungsformular, langsame Ladezeiten, ein nicht userfreundliches Design & Layout der Karriereseite. Google Analytics & ähnliche Webanalyse-Tools helfen dabei, herauszufinden, welche Inhalte und Seiten gut funktionieren und welche weniger. Wichtige Kennzahlen: Verweildauer, Absprungrate, Interaktionsrate, Bewerbungsrate, Bewerbungszeit.

Merriam-Webster definiert AI (Artificial Intelligence) als die Fähigkeit von Maschinen, intelligentes menschliches Verhalten zu imitieren. Möglichkeiten, ein Automation Tool im Recruiting zu nutzen: zum Screenen von Lebensläufen, für regelmäßige Updates via automatische E-Mails, zur Analyse von Interviews.

Proaktive Kandidat:innensuche und direkte, individuelle Ansprache. Für Recruiter bedeutet das, auf verschiedenen Kanälen und mithilfe verschiedener Tools und Methoden (z. B. der Boole’schen Suche) nach Fachkräften zu suchen, diese anzusprechen und sie für eine vakante Stelle zu gewinnen. Für mehr Details: In 4 Schritten zur Active Sourcing Strategie.