Datenschutzerklärung Kandidat:innen

Vorwort

Gleich vorweg: Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften.
Nachfolgend möchten wir Sie informieren, welche personenbezogene Daten wir von Ihnen im Fall einer Registrierung an unserem Kandidat:innenportal bzw. einer Bewerbung per E-Mail oder Post auf eine konkrete Job-Position erheben, wozu wir diese benötigen, wie wir sie verwenden und an wen Sie sich bei Fragen wenden können.

1. An wen richtet sich diese Datenschutzerklärung?

Die Erklärung richtet sich an Personen (nachfolgend auch Kandidat:innen genannt), die sich ein kostenloses Benutzerkonto im Rahmen unseres Kandidat:innenportals bei epunkt, entweder im Zuge einer Bewerbung oder initiativ, erstellen möchten, sowie an Kandidat:innen, die sich per E-Mail oder Post auf eine konkrete Position bewerben.

2. Wer sind wir?

Wir sind die epunkt GmbH (nachfolgend kurz „epunkt“) mit Hauptsitz in Linz. Wir sind Marktführer im Recruiting in Österreich und spezialisiert auf die Vermittlung und Beratung von Fach- und Führungskräften.

epunkt GmbH, FN 210991g
Harrachstraße 6, A-4020 Linz
T: +43 732 611 221
F: +43 732 611 221 -20
datenschutz@epunkt.com

Wir sind darüber hinaus auch an folgenden Standorten tätig: www.epunkt.com/u/standorte-oes...

3. Die mit epunkt verbundenen Unternehmen

Zu unserem Unternehmen gehören Tochtergesellschaften und epunkt Franchise-Partner:innen, welche anlassbezogen Zugriff auf Ihre Daten haben bzw. diese empfangen, und zwar zu folgenden Zwecken:

  • In Deutschland ist eine Franchise-Partner:in (siehe unter www.epunkt.com/u/standorte-deutschland/) im Bereich Vermittlung und Beratung von Fach- und Führungskräften tätig und erhält anlassbezogen Zugriff auf Ihre Daten für die Vermittlung von Positionen in diesem Markt.
  • Im österreichischen Markt gibt es mit der Marke Talentor die Tochtergesellschaften Talentor International GmbH und Talentor Austria GmbH (Firmensitz: Universitätsring 8/6, 1010 Wien), die im Bereich Executive Search im österreichischen Markt tätig sind (siehe www.talentor.com/l/talentor-austria). Diese Unternehmen erhalten anlassbezogen Zugriff auf Ihre Daten für die Vermittlung von nationalen und internationalen Executive-Positionen.

Als Kandidat:in können Sie Ihre Datenschutz-Rechte (siehe Punkt 9) zentral beim Datenschutzbeauftragten der epunkt GmbH geltend machen. Alle verbundenen Unternehmen sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

4. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir nutzen Ihre Daten zur Karriereberatung und Vermittlung von Jobs. Sie können sich dafür ohne konkrete Job-Position auf unserer Webseite https://www.epunkt.com/ ein Benutzerkonto anlegen. Ein:e epunkt Mitarbeiter:in nimmt in weiterer Folge per E-Mail oder Telefon mit Ihnen Kontakt auf und bespricht mit Ihnen die weiteren Schritte.

Als Kandidat:in können Sie sich auch ein Benutzerkonto erstellen und damit direkt auf eine konkrete Job-Position bewerben. Auch in diesem Fall nimmt ein:e epunkt Mitarbeiter:in per E-Mail oder Telefon Kontakt mit Ihnen auf, um weitere Schritte zu besprechen. Dabei ist leider nicht immer die erste Bewerbung, auf die Sie sich aktiv beworben haben, erfolgreich. Vorbehaltlich Ihrer Einwilligung (siehe Punkt 5.) nimmt epunkt daher wieder mit Ihnen Kontakt auf, sobald es weitere passende Job-Positionen zu Ihrem Profil gibt.

5. Auf Basis welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erstellung eines Kandidat:innenprofils und Benutzerkontos sowie der damit verbundenen Empfehlung von Job-Positionen ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a). Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Vermittlung auf konkrete Job-Positionen erfolgt in diesem Zusammenhang jedoch auf Basis der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Bei einer Bewerbung auf eine konkrete Job-Position (z.B. per E-Mail oder Post) wird ein Benutzerkonto ausschließlich mit den von Ihnen an uns übermittelten Daten erstellt. Dies ist für den Recruitingprozess notwendig und erfolgt aufgrund der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage von Ihnen, also der Bewerbung auf eine oder mehrere konkrete Job-Positionen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Mittels des Benutzerkontos können Sie Ihre Daten stets auf dem aktuellen Stand halten (Art 5 Abs 1 lit d DSGVO). In diesem Fall wird jedoch kein Kandidat:innenprofil angelegt und es erfolgt auch keine Empfehlung anderer Job-Positionen (es sei denn, Sie erteilen hierzu Ihre Einwilligung – siehe Punkt 5 erster Absatz).

Darüber hinaus werden Ihre Daten gegebenenfalls aus überwiegendem berechtigten Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) sowie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO), insbesondere im Zusammenhang mit der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z.B. Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz), verarbeitet. Zu diesem Zweck werden Ihre Daten – sofern erforderlich – lediglich eingeschränkt gespeichert.

Sie sind zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet. Allerdings können wir ohne Ihre personenbezogenen Daten keine Bewerbungen entgegennehmen und Sie – falls gewünscht – nicht über passende Jobs informieren.

6. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

6.1 Folgende Kategorien von Daten werden bei Erstellung eines Benutzerkontos erhoben und verarbeitet:

DatenkategorieZweckRechtsgrundlage
IP Adresse, Registrierungsdaten (Login, Passwort)Zur eindeutigen IdentifikationBerechtigte Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
Vor-, NachnameZur Bearbeitung der Bewerbung (aktive vs passive Bewerbung)Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
AnschriftZur Bearbeitung der BewerbungEinwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer)Zur Bearbeitung der BewerbungEinwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
BewerbungsunterlagenZur Bearbeitung der BewerbungEinwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Beruflicher WerdegangZur Bearbeitung der BewerbungEinwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Daten zu Ihrer AusbildungZur Bearbeitung der BewerbungEinwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Berufliche AnforderungenZur Bearbeitung der BewerbungEinwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Fähigkeiten und QualifikationenZur Bearbeitung der BewerbungEinwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Datum und Uhrzeit (der Registrierung bzw. Aktualisierung)Zur Überprüfung der Datenaktualität und zur Abwicklung der optimalen KarriereberatungBerechtigte Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)

6.2 Im Zuge des weiteren Recruiting-Prozesses werden Ihre Daten dann durch eine:n epunkt Ansprechpartner:in ergänzt:

DatenkategorieZweckRechtsgrundlage
Gesprächstermine, -notizen und Anmerkungen zu Ihrem ProfilDiese Notizen können Recruiter:innen einen Eindruck Ihrer Person gewinnen um beurteilen zu können, ob eine Job-Position passend oder interessant ist.Berechtigte Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
Aufenthaltsbewilligung (betrifft nur Personen aus Drittstaaten)Zur Überprüfung, ob eine Anstellung aufenthaltsrechtlich möglich ist.Erfüllung rechtliche Pflichten (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)
E-Mail-KommunikationZur Dokumentation der Kommunikation und der durchgeführten Schritte.Berechtigte Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO
Job-Positionen, die wir Ihnen vorschlagen oder auf die Sie sich bewerbenZur Dokumentation und Nachvollziehung, in welchen Job-Positionen Sie im Prozess sind.Berechtigte Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO
Verschlagwortung Ihres Profils zur besseren Auffindbarkeit (Kandidat:innenprofil)Zur besseren Auffindbarkeit Ihres Profils in unserer Datenbank.Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO)
Gehaltsdaten (bei erfolgreicher Vermittlung)Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung werden Ihre Gehaltsdaten gespeichert. Diese dient uns als Grundlage für die Rechnungslegung an Kund:innen und zu Statistikzwecken.Berechtigte Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
Dienstbeginn (bei erfolgreicher Vermittlung)Aufgrund von Garantieansprüchen im Falle einer vorzeitigen Dienstvertragsauflösung wird das Datum Ihres ersten Arbeitstages gespeichert.Berechtigte Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
Arbeitgeber:in (bei erfolgreicher Vermittlung)Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung wird unser:e Kund:in, Ihr:e Arbeitgeber:in, vermerkt. Dies geschieht aus Rechnungslegungs-, Garantie- und Statistikzwecken.Berechtigte Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Gesundheitsdaten, Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse, gewerkschaftliche oder sexuelle Orientierung zu den besonders schützenswerten Daten gehören (besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art 9 DSGVO). Deshalb möchten wir Sie bitten, solche Daten nicht an uns zu übermitteln.
Weder in Form von Lebensläufen noch in Form anderer Dokumente und Unterlagen.

7. Erfolgt ein sogenanntes Profiling?

Um Ihnen als Kandidat:in effizient passende Job-Positionen vorschlagen zu können, verschlagworten wir– vorbehaltlich Ihrer Einwilligung – Kandidat:innenprofile zum Zwecke der besseren Auffindbarkeit in der Kandidat:innendatenbank. In die Verschlagwortung fließen Daten aus den Bewerbungsunterlagen, zu Fähigkeiten, Qualifikationen, Gehaltswünschen, Dienstort, Reisebereitschaft oder zum beruflichen Werdegang ein. Bei neuen Jobs werden die Kandidat:innenprofile mittels dieser Schlagworte sowie allen anderen im Kandidat:innenprofil hinterlegten Daten mit den jeweiligen Jobanforderungen abgeglichen.

In unseren Recruiting-Prozessen gibt es jedoch keine Automatismen, die dazu führen, dass Kandidat:innen vollautomatisch aus dem Bewerbungsprozess ausscheiden oder einem unserer Auftraggeber:innen automatisch vorgeschlagen werden. Die Entscheidung, welche Kandidat:innen für welche Positionen angesprochen werden oder an einen unserer Kund:innen weitergeleitet werden, trifft immer der oder die zuständige epunkt Recruiting Partner:in. Es besteht somit keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art 22 DSGVO.

8. Wer bekommt Ihre Daten?

8.1 epunkt Mitarbeiter:innen
Zur Zweckerfüllung haben die jeweils zuständigen Mitarbeiter:innen der Firma epunkt sowie – sofern erforderlich – der mit epunkt verbundenen Unternehmen (siehe Punkt 3) Zugriff auf alle unter Punkt 6 genannten Daten.

8.2 epunkt Kund:innen
Im Rahmen des Recruiting-Prozesses werden Ihnen passende Job-Positionen vorgeschlagen. Nach einem Interview bei epunkt, Rücksprache und Ihrem erteiltem Einverständnis leiten wir Ihre Daten für eine konkrete Job-Position an einzelne Kundinn:en weiter. Dabei erhält der Kunde bzw. die Kundin nicht vollen Zugriff auf Ihre Daten, sondern es wird ein sogenannter Kandidat:innenreport in Form eines PDF-Dokuments generiert. Dieser Report wird positionsbezogen erstellt und beinhaltet Ihre Stammdaten (Personen-, Adress- und Kontaktdaten), Ihre beruflichen Anforderungen (z. B. Wunschgehalt oder Kündigungsfrist), die Einschätzung des epunkt Recruiting Partners/der epunkt Recruiting Partnerin basierend auf Gesprächsterminen und -notizen. Unsere Kund:innen sind vertraglich zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.

8.3 Technische Dienstleister:innen
Für die Erbringung unserer Leistungen setzen wir mitunter Dienstleister:innen (sogenannte Auftragsverarbeiter) ein. Beispiele für solche Dienstleister:innen sind der Provider unserer Recruiting-Software (eRecruiter GmbH mit Sizt in Österreich) oder Hosting-Provider (next layer Telekommunikationsdienstleistungs- und BeratungsGmbH), die uns Server für den Software-Betrieb zur Verfügung stellen. Diese Dienstleister:innen haben ausschließlich zu Wartungs- und Supportzwecken fallweise Zugriff auf Ihre Daten. Sie sind vertraglich durch eine Auftragsverarbeitervereinbarung gem. Art 28 DSGVO zur Vertraulichkeit und zu Datensicherheitsmaßnahmen verpflichtet, wobei die Einhaltung der Datensicherheitsmaßnahmen regelmäßig von uns überprüft wird. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern.

8.4 Weitere Empfänger:innen
Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Abwehr von Rechtsansprüchen kann es gegebenenfalls vorkommen, dass wir beispielsweise Behörden, Gerichten oder Rechtsvertreter:innen Zugriff auf Ihre Daten gewähren müssen.

9. Welche Rechte haben Sie?

Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 15 bis 22) haben Sie das Recht auf Auskunft, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Berichtigung, Widerruf und Widerspruch. Nachfolgend möchten wir Ihnen einige dieser Rechte genauer erläutern:

  • Ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung
    Sie erhalten selbstverständlich Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die von uns gespeichert und verarbeitet werden. Sollten Ihre Daten nicht mehr zutreffend oder unvollständig sein, können Sie deren Berichtigung bzw. Ergänzung verlangen.
  • Ihr Recht auf Widerruf und auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
    Sie können jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen und Ihr Recht auf Löschung ausüben. In diesem Fall sind wir verpflichtet, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu löschen, sofern wir nicht zur darüberhinausgehenden Aufbewahrung Ihrer Daten bzw Teilen davon berechtigt bzw verpflichtet sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf Grundlage der Einwilligung bis zum Einlangen des Widerrufs erfolgt, nicht berührt.
  • Ihr Recht auf Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie Maßnahmen im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung
    Sie können weiters uns gegenüber unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung oder Bereitstellung Ihrer Daten im Rahmen des Rechts auf Datenübertragbarkeit verlangen sowie gegebenenfalls Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten erheben.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei der Datenschutzbehörde eine Beschwerde zu erheben, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Die Kontaktdaten der österreichischen Datenschutzbehörde finden Sie hier: https://www.dsb.gv.at/ueber-die-website/kontakt.html.

10. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie sie zur Erreichung der oben genannten Zwecke (z.B. zur Verteidigung von Rechtsansprüchen nach §§ 15 Abs 1, 29 Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Danach werden Ihre Daten unverzüglich und unaufgefordert gelöscht. Im Falle Ihrer Einwilligung erfolgt eine Verarbeitung grundsätzlich nur bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

Wir behalten uns bei Kandidat:innen, denen wir trotz Einwilligung über einen längeren Zeitraum keine passenden Job-Positionen vorschlagen konnten, vor, diese Profile unaufgefordert zu löschen. Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt eine für Sie interessante Job-Position geben, können Sie sich jederzeit erneut ein Benutzerkonto erstellen.

11. An wen können Sie sich wenden?

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzabteilung:

epunkt GmbH
Datenschutzbeauftragter
Harrachstraße 6
A-4020 Linz
E-Mail: datenschutz@epunkt.com