Home, sweet Home-Office: Worauf Sie als Unternehmen bei Remote Work achten müssen
Seit Ausbruch der COVID-19-Pandemie und den drastischen, aber notwendigen und überaus sinnvollen Maßnahmen der Regierung die sozialen Kontakte auf ein absolutes Minimum zu reduzieren, sehen sich viele Unternehmen mit der „Herausforderung“ Home-Office konfrontiert.
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Home-Office bei epunkt
epunkt arbeitet seit 13. März im Home-Office. Das funktioniert gut, da Teleworking und Vertrauensarbeitszeit bei uns Standard sind und die Infrastruktur entsprechend vorbereitet war. Der Kontakt zu unseren Kunden und Kandidaten läuft zwar nicht persönlich, aber dennoch „ganz normal“ weiter, via Telefon, E-Mail oder Video-Chat. Unternehmen, die Telearbeit bis dato vermieden haben, weil sie Kontrollverlust über die Mitarbeiter fürchteten, sind jetzt mehrfach gefordert, neu zu denken, Strukturen für Teleworking zu finden und weg von der Arbeitszeitkontrolle hin zu einer Ergebniskontrolle zu gehen.
Neben der Bereitstellung einer angemessenen IT-Infrastruktur ist jetzt Einfühlungsvermögen gefragt. Das rät auch die Organisationspsychologin Jennifer Chatman Arbeitgebern im Gespräch mit tagesschau.de. Unternehmen und insbesondere Führungskräfte müssen in Krisensituationen wie jener, in der wir uns gerade befinden, Sicherheit bieten. Vor allem Wertschätzung, Vertrauen und Ehrlichkeit seien von Arbeitgebern nun gefragt. So kann die Krise auch auf räumliche Distanz im Home-Office gemeinsam überstanden werden.
Wir haben ein paar wichtige Informationen und Tipps zum Thema Home-Office gesammelt. Gleich vorweg: Remote Work hat nicht nur Vorteile für Arbeitnehmer, auch Unternehmen profitieren von der Arbeit ihrer Mitarbeiter aus den eigenen vier Wänden.
Die Rechtslage
Gesetzlichen Anspruch auf Home-Office gibt es in Österreich nicht. Arbeitnehmer können nicht einfach selbst entscheiden, auf Teleworking umzustellen, "das gilt auch in Zeiten des Coronavirus", sagt Lars Kohnen, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Hamburger Kanzlei Kohnen & Krag der Süddeutschen Zeitung im Interview. Allerdings gehöre zur Fürsorgepflicht des Arbeitgebers auch die Risikobewertung der Arbeitsplätze, die sich aufgrund der Krise geändert haben könnte.
Umgekehrt können aber auch Arbeitgeber Home-Office nicht einseitig verordnen, auch wegen möglicher Ansteckungsgefahr nicht. Eine Verpflichtung des Beschäftigten zum Arbeiten im Home-Office besteht nur dann, wenn entweder bereits eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag enthalten ist, sich eine entsprechende Versetzungsklausel auf den Heimarbeitsplatz im Arbeitsvertrag findet oder bei anlassfallbezogener Vereinbarung zur Telearbeit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Allgemeine grundsätzliche Voraussetzungen und Bedingungen können zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden, Details in Einzelvereinbarungen.
Diese Vereinbarungen sollten folgende Punkte regeln:
- Konkreter Arbeitsort
- Dauer der Home-Office-Vereinbarung (befristet oder unbefristet)
- Tägliche und wöchentliche Arbeitszeit
- Kostentragung für private Aufwendung (Strom, Internet oder Hardware)
Laut Arbeiterkammer gibt es für Arbeitsunfälle im Home-Office keine klaren gesetzlichen Regelungen.
Allerdings möchten wir hier betonen, dass wir uns in einer Ausnahmesituation befinden, in der von allen Seiten Flexibilität gefordert ist. Ein wertschätzender Umgang, eine transparente Kommunikation und ein ehrlicher Austausch auf Augenhöhe sind in Krisenzeiten wohl notwendig, um gemeinsam eine Lösung zu finden, mit der sich alle wohlfühlen.
Was Arbeitgeber bei Home-Office beachten müssen
- Muss ich Ausrüstung zur Verfügung stellen?
Der Arbeitgeber muss Ausrüstung nur bei dauerhaftem Remote Work zur Verfügung stellen, bei temporärem Home-Office ist das nicht vorgeschrieben. Es macht aber durchaus Sinn, in dieser Situation für seine Mitarbeiter Laptops mit allen nötigen Programmen, Virenschutz und Spyware zu besorgen. Wenn Arbeitgeber Hardware (wie Monitore oder Tastaturen) zur Verfügung stellen, sind sie aber auch im Home-Office für die Ergonomie dieser verantwortlich.
- Sind Arbeitnehmer im Home-Office versichert?
Wie bereits erwähnt, gibt es keine klare gesetzliche Regelung. Hier gilt: Es kommt auf den Einzelfall an. Der Arbeitgeber kann die Risiken der Privatwohnung nicht beeinflussen. Wer auf dem Weg zum Kühlschrank oder zur Toilette stolpert, ist nicht versichert. Wer sich allerdings im Home-Office bei der Ausübung der beruflichen Tätigkeit verletzt, kann mit dem Versicherungsschutz rechnen. Fällt also der Laptop auf den Fuß, ist das ein Arbeitsunfall, der rechtlich geltend gemacht werden kann. Passieren Unfälle zuhause, muss aber genauso vorgegangen werden wie immer bei Arbeitsunfällen. Nach Meldung an die AUVA wird diese klären, ob der geschilderte Hergang als Arbeitsunfall zu werten ist oder nicht. - Sind Arbeitnehmer im Home-Office zeitlich gebunden?
Das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Home-Office. Darin ist die maximale Arbeitszeit geregelt und auch die Pausenzeit. Maximal 48 Stunden dürfen in der Woche gearbeitet werden und nach sechs Stunden muss eine halbe Stunde Pause gemacht werden. Legt das Unternehmen eine Kernarbeitszeit fest, sollten Arbeitnehmer sich daran halten und für die Kollegen erreichbar sein. Aber auch hier sind wieder Kommunikation und flexible Lösungen gefragt. - Wie wird die Arbeitszeit aufgezeichnet?
Diese muss natürlich auch im Home-Office korrekt geführt werden. Wenn Mitarbeiter keinen Zugriff auf das Zeiterfassungssystem haben, müssen die Zeiten nachgetragen werden. Um es Ihren Mitarbeitern zu vereinfachen macht es Sinn, ein einheitliches Dokument für alle vorzubereiten, in dem auch allgemeine Regelungen ergänzt sind. - Vereinbaren Sie Erreichbarkeiten!
Um Konflikte zu vermeiden, empfiehlt es sich, Erreichbarkeiten zu vereinbaren. Das Gleiche gilt auch für Zeiten der Nicht-Erreichbarkeit. Keinesfalls darf mit Telearbeit eine 24/7-Erreichbarkeitserwartung einhergehen. - Wie gehe ich mit dem Thema Datenschutz um?
Ratsam ist es, ein gesichertes Netzwerk (z. B. VPN, virtual private network) einzurichten. So kann sicher kommuniziert und auf Unternehmensdaten bzw. den Server zugegriffen werden. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, dass Regelungen bezüglich Datenschutz und Vertraulichkeit auch zuhause gelten. Firmeneigene Geräte sollten nur von Mitarbeitern benutzt werden und nicht von Familienmitgliedern.
Die Vorteile von Home-Office für Unternehmen
Home-Office gibt Freiheit, Flexibilität und weniger Kontrolle für den Arbeitgeber – bei Teleworking denkt man zunächst meist an die Vorteile für Mitarbeiter. Eine Studie der Stanford University zeigt aber, dass Heimarbeit auch für Unternehmen Pluspunkte mitbringt.
Unter dem Titel DOES WORKING FROM HOME WORK? EVIDENCE FROM A CHINESE EXPERIMENT haben Forscher der Universität Stanford zwei Jahre lang die Auswirkungen von Remote Work in einem chinesischen Unternehmen untersucht. Studienleiter Nicholas Bloom räumt in diesem TedX Talk auf amüsante als auch wissenschaftliche Weise mit den Vorurteilen zu Home-Office auf und fasst die Ergebnisse der Studie zusammen.
1. Home-Office erhöht die Produktivität
We found massive, massive improvement in performance — a 13 % improvement in performance from people working at home.
Die Forscher zeichnen zwei Gründe verantwortlich für diesen Aufwärtstrend in der Produktivität. Erstens: Im Home-Office arbeiten die Mitarbeiter wirklich die volle Zeit. Verspätungen aufgrund von Staus, verlängerte Mittagspausen mit den Kollegen oder frühes Aufhören, um Termine wahrzunehmen, fallen weg. Und zweitens: Zuhause ist man konzentrierter beziehungsweise wird weniger abgelenkt.
The office is actually an amazingly noisy environment. There’s a cake in the break room; Bob’s leaving, come join. The World Cup sweepstakes is going. Whatever it is, the office is super-distracting.
2. Home-Office erhöht die Mitarbeiterbindung
Die Studie zeigt auch, dass Kündigungen in dem chinesischen Testunternehmen um 50 % gesunken sind, seit die Mitarbeiter remote arbeiten durften.
3. Krankenstände & Fehlstunden sinken
Die erhöhte Produktivität ist auch auf weniger Krankenstände zurückzuführen. Erstens, weil das Ansteckungspotential zuhause geringer ist und zweitens, weil grundsätzlich weniger schnell ein Krankenstand beantragt wird, wenn Mitarbeiter in den eigenen vier Wänden arbeiten können.
For employees, they’re much more productive and happier. For managers, you don’t have to spend so much time recruiting and training people. For firms, you make far more profit. For society, there’s a huge saving of reducing congestion, driving times and, ultimately, pollution.
Haben Sie diese Argumente überzeugt? Vielleicht ist Home-Office ja ein Benefit, das Sie aus der Corona-Krise mitnehmen.
Die Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für Corona-Home-Office?
- Ist Home-Office grundsätzlich in Ihren Arbeitsverträgen geregelt?
- Ja: Prüfen Sie, ob diese Regelungen auch längere Zeiten im Home-Office abdecken
- Nein: Holen Sie das Einverständnis Ihrer Mitarbeiter zu Remote Work in dieser Ausnahmesituation ein - Sind alle Mitarbeiter mit Hard- und Software ausgestattet?
- Zwar nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll. - Haben Sie ein VPN, ein virtual private network, eingerichtet?
- Haben Sie die Mitarbeiter auf Datenschutzregelungen hingewiesen?
- Sind die Mitarbeiter über die Arbeitszeitaufzeichnung informiert?
- Sind Kernarbeitszeiten oder Erreichbarkeiten festgelegt und kommuniziert?
- Sind regelmäßige Termine zu Telefon- oder Videokonferenzen innerhalb der Teams organisiert?
Und nach der Krise?
Wie sich Unternehmen in der Krise verhalten, wie sie mit ihren Mitarbeitern umgehen und wie sie für deren Sicherheit sorgen (z. B. durch die Möglichkeit von Home-Office) kann einen großen Einfluss darauf haben, wie sie in Zukunft in der Gesellschaft wahrgenommen werden und auch deren Ruf beeinflussen.
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